BPM im Projektmanagement: Prozesse erfolgreich steuern

BPM im Projektmanagement: Prozesse gezielt planen und verbessern

BPM steht für Business Process Management, auf Deutsch Geschäftsprozessmanagement. Es beschreibt einen systematischen Ansatz, mit dem Unternehmen ihre Abläufe erfassen, gestalten, ausführen, überwachen und kontinuierlich verbessern. Im Projektmanagement hilft BPM dabei, wiederkehrende Prozesse und einmalige Vorhaben sinnvoll miteinander zu verbinden.

Was bedeutet BPM im Projektmanagement?

Projektmanagement organisiert zeitlich begrenzte Vorhaben mit einem klaren Ziel, einem festgelegten Budget und bestimmten Ressourcen. BPM richtet den Blick dagegen vor allem auf Geschäftsprozesse, die regelmäßig oder dauerhaft ablaufen – zum Beispiel die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Rechnungsfreigabe oder die Einführung neuer Mitarbeitender.

Beide Ansätze ergänzen sich: Projekte können eingesetzt werden, um Prozesse neu einzuführen oder zu verbessern. BPM wiederum liefert Methoden, um diese Veränderungen nachvollziehbar zu gestalten und ihre Wirkung im laufenden Betrieb zu überprüfen. So wird aus einer einmaligen Prozessinitiative eine Grundlage für kontinuierliche Verbesserung.

Der BPM-Zyklus

BPM wird häufig als fortlaufender Kreislauf verstanden. Die einzelnen Schritte können je nach Unternehmen und Vorhaben unterschiedlich ausgestaltet sein:

1. Prozesse identifizieren: Zunächst wird festgelegt, welche Abläufe für das Unternehmen oder das Projekt besonders relevant sind.
2. Prozesse analysieren: Der aktuelle Ablauf wird dokumentiert. Dabei werden Beteiligte, Schnittstellen, Wartezeiten und mögliche Engpässe sichtbar.
3. Prozesse gestalten: Auf Basis der Analyse wird ein verbesserter Soll-Prozess entwickelt. Ziele und Anforderungen sollten dabei klar definiert sein.
4. Veränderungen umsetzen: Neue Abläufe werden eingeführt. Dazu gehören gegebenenfalls technische Anpassungen, Schulungen und die Abstimmung mit den betroffenen Teams.
5. Ergebnisse überwachen: Kennzahlen und Rückmeldungen zeigen, ob der Prozess die gewünschten Ergebnisse erzielt.
6. Kontinuierlich verbessern: Erkenntnisse aus dem Betrieb fließen in weitere Anpassungen ein.

Welche Vorteile bietet BPM für Projekte?

Ein durchdachtes BPM kann die Projektarbeit auf mehreren Ebenen unterstützen:

• Mehr Transparenz: Dokumentierte Abläufe machen Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten und Übergaben besser verständlich.
• Weniger Verzögerungen: Engpässe und unnötige Arbeitsschritte lassen sich gezielter erkennen und angehen.
• Klare Zuständigkeiten: Rollen und Freigaben können verbindlich festgelegt werden.
• Einheitliche Arbeitsweisen: Standards erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Teams und Standorten.
• Bessere Kontrolle: Messbare Prozessziele helfen dabei, Fortschritt und Qualität zu beurteilen.
• Nachhaltige Ergebnisse: Verbesserungen können in den regulären Betrieb übernommen und weiterentwickelt werden.

BPM-Methoden und Werkzeuge

Für die Prozessmodellierung werden häufig grafische Darstellungen verwendet. Eine verbreitete Notation ist BPMN (Business Process Model and Notation). Sie stellt Abläufe, Entscheidungen, Ereignisse und Zuständigkeiten in einer standardisierten Form dar. Das erleichtert die Kommunikation zwischen Fachbereichen, Projektteams und IT.

Auch Methoden wie Lean Management und Six Sigma können in BPM-Initiativen zum Einsatz kommen. Lean richtet den Fokus auf die Reduzierung von Verschwendung und nicht wertschöpfenden Tätigkeiten. Six Sigma nutzt Daten und strukturierte Analysen, um Fehler und Schwankungen zu verringern.

Software für BPM kann zusätzlich bei der Modellierung, Dokumentation, Automatisierung und Überwachung von Prozessen helfen. Die passende Lösung hängt jedoch von den konkreten Anforderungen ab. Ein Werkzeug sollte die Zusammenarbeit erleichtern und nicht zum Selbstzweck werden.

Herausforderungen bei der Einführung

BPM-Projekte betreffen oft mehrere Abteilungen und verändern gewohnte Arbeitsabläufe. Deshalb sind klare Kommunikation und die Einbindung der Mitarbeitenden besonders wichtig. Werden Prozesse ausschließlich aus Sicht der Führungsebene oder der IT gestaltet, können praktische Anforderungen im Arbeitsalltag übersehen werden.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, den passenden Umfang festzulegen. Zu große Vorhaben können unübersichtlich werden; zu kleine Verbesserungen lösen möglicherweise nicht die eigentlichen Probleme. Sinnvoll ist es, mit einem klar abgegrenzten Prozess zu beginnen, konkrete Ziele zu definieren und die Ergebnisse anschließend auszuwerten.

So gelingt BPM im Projektmanagement

• Formulieren Sie ein konkretes Problem und messbare Ziele.
• Beziehen Sie die Personen ein, die den Prozess tatsächlich ausführen.
• Dokumentieren Sie zunächst den bestehenden Ablauf, bevor Sie Änderungen planen.
• Definieren Sie Verantwortlichkeiten, Entscheidungspunkte und relevante Kennzahlen.
• Testen Sie den neuen Prozess in einem überschaubaren Rahmen.
• Planen Sie Schulungen und Kommunikation als festen Bestandteil des Projekts ein.
• Überprüfen Sie nach der Einführung regelmäßig, ob die gewünschten Verbesserungen erreicht werden.

Fazit

BPM und Projektmanagement verfolgen unterschiedliche, aber eng miteinander verbundene Ziele. Projektmanagement hilft dabei, Veränderungen strukturiert umzusetzen. BPM sorgt dafür, dass Geschäftsprozesse verständlich, wirksam und anpassungsfähig bleiben. Werden beide Ansätze kombiniert, können Unternehmen Verbesserungen nicht nur planen und einführen, sondern auch dauerhaft im Arbeitsalltag verankern.

 

8 Tipps für erfolgreiches BPM-Projektmanagement

1. Definieren Sie klare Prozessziele.
2. Beziehen Sie wichtige Beteiligte früh ein.
3. Dokumentieren Sie Abläufe verständlich.
4. Priorisieren Sie Prozesse nach ihrem Nutzen.
5. Legen Sie Verantwortlichkeiten eindeutig fest.
6. Testen Sie Änderungen vor dem Rollout.
7. Messen Sie Ergebnisse mit passenden Kennzahlen.
8. Verbessern Sie Prozesse kontinuierlich.

Definieren Sie klare Prozessziele.

Definieren Sie klare Prozessziele: Legen Sie zu Beginn fest, was ein Prozess konkret erreichen soll und woran sich der Erfolg messen lässt. Ziele wie kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler oder eine höhere Kundenzufriedenheit geben dem Projektteam Orientierung und erleichtern spätere Entscheidungen. Formulieren Sie die Ziele möglichst spezifisch und messbar, stimmen Sie sie mit den Beteiligten ab und überprüfen Sie regelmäßig, ob die geplanten Verbesserungen erreicht werden.

Beziehen Sie wichtige Beteiligte früh ein.

Beziehen Sie wichtige Beteiligte frühzeitig in das BPM-Projekt ein. Mitarbeitende, die täglich mit den betreffenden Prozessen arbeiten, kennen oft praktische Herausforderungen und Verbesserungspotenziale, die sonst leicht übersehen werden. Auch Führungskräfte und IT-Verantwortliche können wichtige Anforderungen und Abhängigkeiten aufzeigen. Durch regelmäßigen Austausch lassen sich Erwartungen abstimmen, mögliche Widerstände früh erkennen und tragfähige Lösungen entwickeln, die im Arbeitsalltag besser angenommen werden.

Dokumentieren Sie Abläufe verständlich.

Dokumentieren Sie Abläufe verständlich, damit alle Beteiligten wissen, welche Schritte anstehen, wer verantwortlich ist und welche Entscheidungen getroffen werden müssen. Verwenden Sie klare Begriffe, eine übersichtliche Struktur und bei Bedarf einfache Prozessdiagramme. So lassen sich Missverständnisse und Verzögerungen vermeiden, neue Teammitglieder schneller einarbeiten und Verbesserungsmöglichkeiten leichter erkennen.

Priorisieren Sie Prozesse nach ihrem Nutzen.

Priorisieren Sie Prozesse nach ihrem Nutzen, damit Zeit und Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie die größte Wirkung erzielen. Bewerten Sie beispielsweise, welche Abläufe besonders wichtig für Kundinnen und Kunden sind, hohe Kosten verursachen oder häufig zu Verzögerungen und Fehlern führen. Beginnen Sie mit den Prozessen, bei denen eine Verbesserung den deutlichsten Mehrwert verspricht, und legen Sie passende Kennzahlen fest, um den Erfolg zu messen.

Legen Sie Verantwortlichkeiten eindeutig fest.

Legen Sie Verantwortlichkeiten eindeutig fest, damit alle Beteiligten wissen, wer einzelne Aufgaben ausführt, Entscheidungen trifft und Ergebnisse freigibt. Klare Zuständigkeiten verhindern Missverständnisse und doppelte Arbeit, erleichtern die Abstimmung zwischen Teams und helfen, Verzögerungen im BPM-Projekt frühzeitig zu vermeiden. Dokumentieren Sie die Rollen am besten direkt im Prozessmodell oder Projektplan und informieren Sie alle betroffenen Mitarbeitenden darüber.

Testen Sie Änderungen vor dem Rollout.

Testen Sie Änderungen vor dem Rollout in einem kleinen, klar abgegrenzten Bereich. Ein Pilotprojekt zeigt, ob der angepasste Prozess im Arbeitsalltag funktioniert, welche Auswirkungen er auf andere Abläufe hat und wo noch Hürden bestehen. Holen Sie Feedback von den beteiligten Mitarbeitenden ein, prüfen Sie relevante Kennzahlen und beheben Sie Probleme, bevor die Änderung unternehmensweit eingeführt wird. So senken Sie das Risiko von Unterbrechungen und können den Rollout gezielt verbessern.

Messen Sie Ergebnisse mit passenden Kennzahlen.

Messen Sie die Ergebnisse Ihres BPM-Projekts mit Kennzahlen, die direkt zu den vereinbarten Zielen passen. Je nach Prozess können beispielsweise Bearbeitungszeit, Fehlerquote, Kosten pro Vorgang oder Kundenzufriedenheit relevant sein. Erfassen Sie Ausgangswerte vor der Veränderung und vergleichen Sie diese regelmäßig mit den Ergebnissen danach. So erkennen Sie, ob die Anpassungen tatsächlich Wirkung zeigen und wo weiterer Verbesserungsbedarf besteht.

Verbessern Sie Prozesse kontinuierlich.

Verbessern Sie Prozesse kontinuierlich, statt sie nach der Einführung als abgeschlossen zu betrachten. Überprüfen Sie regelmäßig Kennzahlen, Rückmeldungen der Mitarbeitenden und mögliche Engpässe, um zu erkennen, wo Abläufe noch effizienter oder zuverlässiger gestaltet werden können. Kleine, gezielte Anpassungen helfen dabei, auf veränderte Anforderungen zu reagieren und die erreichten Verbesserungen dauerhaft im Projektalltag zu verankern.